Assistant.e de direction - Direction Générale Ingénierie et Cadre de Vie

La direction générale ingénierie et cadre de vie (DGICV) est composée de quatre directions :
• Direction technique maintenance et logistique
• Direction de la construction
• Direction des espaces publics et naturels
• Direction des systèmes d’information et des télécommunications
Sous la responsabilité du directeur général adjoint (DGA), vous assurez l’assistance au DGA, le suivi administratif de la DGICV et la contribution à son bon fonctionnement ainsi que l’appui aux quatre directions en matière de suivi administratif et de communication interne et externe.

Catégorie

B

Missions

Assistance du DGA :

  • Tenir l’agenda, effectuer la prise et montage de rendez-vous du DGA
  • Participer aux réunions de direction de la DGICV avec rédaction du compte rendu et tableau de suivi des décisions
  • Veiller à la bonne conformité de forme et de fond des courriers rédigés par les directions et services de la DGA
  • Gérer le courrier « arrivée » et le répartir vers les directions
  • Suivre les événements issus du logiciel Kolok
  • Gérer et contrôler les courriers et parapheurs physiques avant signature du DGA
  • Mettre en forme et valoriser les supports écrits ou de présentation y compris pour le conseil municipal

Coordination, suivi et appui administratif auprès des directions :

  • Coordonner l’élaboration du rapport d’activité de la DGA
  • Gérer les plannings des astreintes techniques
  • Contrôler et relire les documents de communication
  • Relire et harmoniser les rapports pour les conseils municipaux et déposer les projets dans Airdélib
  • Mettre en place et actualiser les procédures écrites au sein de la DGA
  • Être en appui des secrétariats des directions et animer un groupe d’utilisateurs pour développer des pratiques communes en matière d’écrits administratifs

Rôle de référent.e ressources humaines (RH) :

  • Suivre les fiches annuelles d’entretien professionnel de la DGA
  • Suivre les demandes de remplacements et renouvellement de contrats
  • Centraliser les notes, organigrammes, rapports, supports RH (fiches de poste, organigrammes hiérarchiques, rapports au Comité Technique Paritaire ou au Comité d’Hygiène Sécurité et Conditions de Travail…)
  • Suivre les dynamiques de RH partagées entre la DGICV et la direction des ressources humaines, le tableau de bord des situations d'agents de la DGICV,
  • Coordonner et animer les correspondants RH de la DGICV,
  • Mettre en place et suivre les tableaux de bord RH

Rôle de correspondant.e numérique (CN) informatique :

  • Participer aux réunions du réseau des CN Ville, coordination des CN de la DGICV
  • Suivre les mises à jour du site internet et de l’intranet sur les domaines d’activités de la DGA

Compétences

  • Avoir au moins trois ans d’expérience sur une fonction similaire
  • Maîtrise de l’environnement administratif des collectivités
  • Maitrise du statut de la fonction publique
  • Maitrise des procédures RH
  • Qualité rédactionnelle
  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint)
  • Classement et archivage
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Rigueur, méthode et organisation
  • Autonomie
  • Discrétion professionnelle
  • La détention d’un diplôme bac +2 assistant de manager ou équivalant est un plus

Informations complémentaires

Conditions statutaires du poste : Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux

Type de contrat

Poste permanent

Date limite de candidature

15/09/2020
LIEN1
Postuler