Responsable administratif.ve et financier.ère
Sous la responsabilité de sa directrice, en lien avec ses chargé.es de communication, vous serez le pilier de son organisation administrative et financière. En charge de la gestion comptable, vous assurez le suivi des budgets au quotidien. Vous êtes en relation permanente avec les fournisseurs : imprimeurs, graphistes, vidéastes,… Vous êtes également en charge de superviser et de coordonner la diffusion du magazine Viva dans les boites aux lettres. Vous managez une équipe de 30 distributeurs. Vous assurez également un rôle de gestion administrative et RH : suivi des congés, des astreintes, accueil des nouveaux agents,… C’est un poste-clé, varié, qui requiert réactivité, souplesse, rigueur et un bon sens relationnel.
Catégorie
Missions
- Comptabilité et finances
Préparer le budget, tenir des tableaux de bord de suivi budgétaire
Assurer la comptabilité de la direction : suivi des dépenses, saisie des engagements, paiement des factures, archivage, relation avec les fournisseurs.
Gérer la régie de recettes
- RH
Gérer les congés de la direction
Suivre les congés des agents de la direction
Déclarer les astreintes des agents de la direction
Etablir les contrats des pigistes, des photographes, les conventions de stage…
Transmettre les relevés d’activité des pigistes et des distributeurs de Viva
- Gestion administrative
Organiser l'archivage papier
Suivre les droits à l'image
Gérer les besoins divers du service (fournitures,...)
Gérer le matériel signalétique
Suivre les obligations réglementaires : dépôt légal, déclaration de tonnage,…
- Marchés publics
Préparer les appels d’offres et assurer le suivi des marchés publics en lien avec les agents de la direction.
Assurer la mise en concurrence des fournisseurs dans le cadre des marchés inférieurs en 40K€
Examiner des offres, rédiger les rapports d’analyse et les présenter à la commission d’appels d’offres.
Gérer les marchés subséquents du marché d’impression.
Préparer et suivre les contrats et conventions de partenariat.
- Gérer la diffusion du magazine Viva et de documents de communication
Coordonner et suivre le stockage des 85 000 exemplaires mensuels
Préparer et suivre la diffusion (répartition, tableaux, badges, relation bailleurs/régie, etc.)
Encadrer les 30 agents distributeurs, organiser leurs tournées, assurer le réassort, recruter, …
Gérer les relations avec le prestataire de distribution : planning, commandes, approvisionnement,...
Compétences
Ce poste nécessite des connaissances en
- Comptabilité et gestion budgétaire
- Réglementation des marchés publics
- Techniques de management
Principaux outils utilisés
- Sedit
- Excel
- Word
En outre, vous savez construire et suivre des tableaux de bord
Pour réussir dans ce poste très polyvalent, il vous faudra faire preuve d’une grande rigueur et d’un vrai sens de l’organisation. Le poste s’adresse à un.e professionnel.le aguérri.e, autonome dans son travail. Vous êtes organisé.e, réactif.ive, autonome et n’hésitez pas à prendre des initiatives.
Capable de vous adapter à des situations professionnelles et à des interlocuteurs variés, vos qualités relationnelles sont reconnues et vous aident à travailler en mode collaboratif. En bref, vous êtes sympa et coopératif.ve.
Contraintes du poste
Spécificités liées au poste :
- Horaires pouvant être variables une fois par mois pendant la semaine de diffusion du magazine : réassorts pouvant être demandés par les agents certains jours à partir de 7h, entre midi et deux et entre 17 et 19 heures
- Astreinte le weekend une fois par mois
Informations complémentaires :
- Santé et prévoyance : Participation aux complémentaires santé labellisées et à un contrat collectif de prévoyance
- Action sociale : Catalogue de prestations Plurelya
- Déplacements domicile-travail : Participation à hauteur de 75% sur les abonnements de transport en commun et prime mobilité si vos déplacements sont réalisés en covoiturage ou vélo.
- Restauration : Restaurant du personnel proposant des produits bio et locaux à prix avantageux
- Localisation du poste : Mairie centrale
- Temps de travail : 4 formules de temps de travail (sur 5 jours, 4,5 jours, 4 jours ou alternance de 4 et 4,5 jours) et jusqu’à 2 jours de télétravail.
Informations complémentaires
Candidatures avec CV et lettre de motivation sont à déposer sur le site Internet de la ville, au plus tard le 10 octobre 2024.