Responsable du pôle administratif/assistant.e du.de la directeur.trice pour le service de la police municipale

Activité de secrétariat :

• Assurer ponctuellement l’accueil physique et/ou téléphonique 

• Effectuer un reporting régulier par l’élaboration de tableaux de bord : appels téléphoniques, personnes reçues, extraction de main courante pour rendu et suivi (activités/faits constatés/missions)
• Traiter et rédiger des courriers administratifs : note, compte rendu, procédure, réponse aux doléances
• Concevoir et organiser des réunions
• Gérer les agendas et les plannings
• Gérer et suivre les demandes, courriers et documentations entrants et sortants, les parapheurs
• Trier, dépouiller, classer et archiver les dossiers et la documentation
• Gérer l’information et les relations avec les interlocuteurs.trices internes et externes : prise de rendez-vous, réponse aux réclamations, accueil physique et organisation des réunions transversales
• Régisseur.se principal.e de la régie de recette de fourrière

Exécuter et contrôler la réalisation des actes administratifs :

• Gérer son portefeuille de dossiers : expertises, autorisation de destruction,  bon de commande, remembrements, préparation de budget du poste, régie de recette, coriolis, doléances et fiches de liaison
• Traiter et transmettre les informations
• Accompagner et assister les agents.es de gestion administrative et apporter un appui technique et opérationnel (trois secrétaires), en l’occurrence, soutient sa ou ses collègues en matière de : régie de fourrière, gestion objets trouvés, planning secrétariat, organisation des réunions du poste / en assure le compte rendu
• Participer à la conception et à l’analyse de certains dossiers (rapports, courriers types et procédures), budget, bilan et évaluation (carte bancaire, objets trouvés…)
• Participer occasionnellement au paramétrage des outils, logiciels, système relevant de son domaine d’activité en concertation préalable
• Contrôler l’application des règles, procédures et normes, vérifier et effectuer la correction des dossiers  suivis

Encadrement :

• De l’équipe du secrétariat : animer le pôle secrétariat en lien avec le.la directeur.trice du service : réunion, plannings, contribue à la formation technique des agents.es de gestion administrative et réalisation des entretiens professionnels
• Référent.e ressource humaines

Connaissances :

• Législation et réglementation applicables à son domaine d’activité (pouvoir de police du maire, fourrière…)
• Bases du statut de la fonction publique territoriale
• Pratique d’une ou de plusieurs techniques de gestion (coriolis, budget poste…)
• Techniques de secrétariat et de bureautique
• Procédures administratives applicables (fourrière/objets trouvés)
• Base en communication liée aux techniques d’accueil et d’écoute
  • Accueil téléphonique
  • Accueil physique
• Outils informatiques : excel/word/outlook/coriolis/powerpoint/kolok courrier/ main courante
• Gestes et postures liées à la prévention des conflits
• Tissu partenarial : police nationale, Grand Lyon, Préfecture

Savoir-faire :

• Maîtriser des procédures, protocoles et réglementation spécifique à son domaine (rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatif à son domaine de compétence).
• Traiter et transmettre l’information et rendre compte régulièrement du travail réalisé auprès de sa hiérarchie (tableaux de bord ; rapport d’activité).
• Maîtriser les techniques et pratiques professionnelles (outils bureautiques) ainsi que les logiciels métier adapté (coriolis et logitud).
• Évaluer la pertinence, l’exactitude des données et dossiers traités.
• Assurer un rôle de conseil auprès des tiers (agents, usagers et / ou partenaires).
• Mettre en œuvre des outils de suivi de l’activité, analyser les données et tableaux de bord.
• Posséder une maîtrise rédactionnelle et des techniques de secrétariat et de classement.
• Gérer des situations relationnelles complexes et/ou conflictuelles dans le cadre de l’accueil.

Savoir être et attitudes requises :

• Travailler de manière autonome, en transversalité et/ou en équipe
• Être disponible
• Être force de proposition
• S’adapter aux changements et aux diverses situations
• Disposer de qualités relationnelles
• Avoir des qualités d’organisation
• Faire preuve de distanciation
• Faire preuve de discrétion

• Horaires de travail : 8h30-12h30 et 13h30-16h56
• Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux