Secrétaire – agent·e de gestion administrative et financière à la direction générale du développement urbain

La direction générale du développement urbain (DGDU) se compose de trois directions :
- La direction du développement urbain
- La direction de l’urbanisme réglementaire
- La direction du développement économique, emploi et insertion

Sous la responsabilité du·de la directeur·trice du développement urbain, vous êtes en charge du secrétariat du·de la directeur·trice, des chargés·ées de mission et des agents·es de la direction du développement urbain (DDU) ainsi que de la gestion administrative et financière de la DDU et de la cellule administrative et financière (CAF) de la direction générale du développement urbain.

Catégorie

C

Missions

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction ; coordonner et assurer le relais avec le secrétariat de la Directrice Générale, et avec le secrétariat et l’accueil de la direction de l’urbanisme règlementaire
  • Suivre l’agenda du directeur, assister les chargés de mission dans la tenue de leur agenda ; organiser des réunions (prendre les rendez-vous, contacter les participants, réserver les salles pour les réunions)
  • Mettre en forme les courriers, recevoir et suivre les courriers arrivés à la Direction, en coordination avec l’assistante de la DGA ; suivre les courriers émis par la Direction jusqu’à l’envoi, et tenir un chrono de ces courriers ; mettre en forme et renseigner les tableaux de bords d’activité de la direction
  • Gérer et ranger les documents dans l’arborescence informatique de la direction

Dans le cadre d’un lien fonctionnel avec la CAF :

  • Renseigner et suivre les conventions de participation financière de la DGDU
  • Rechercher les tiers des titres de la DGDU dans la base Coriolis, et saisir les Finances pour les créations de tiers manquants ou la modification de tiers erronés
  • Saisir les titres de la DGDU dans la base Coriolis

Compétences

  • Maîtrise de l’outil informatique
  • Connaissance des missions de la DGDU
  • Connaissance des logiciels Coriolis (consultation, et saisie) et Alfresco
  • Sens de l’organisation
  • Rigueur
  • Discrétion
  • Sens du relationnel
  • Disponibilité

Contraintes du poste

  • Périodes de congés à coordonner avec les autres secrétariats et accueils de la direction générale.

Informations complémentaires

  • CDD à pourvoir au plus vite
  • Contrat jusqu’au 31 décembre 2020
  • Conditions statutaires du poste : Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Type de contrat

Poste non permanent (CDD)

Date limite de candidature

21/10/2020
LIEN1
Postuler