Secrétaire – direction des espaces publics et naturels

Sous la responsabilité du.de la directeur.trice de la direction des espaces publics et naturels, vous êtes en charge du secrétariat de la direction, de l’assistance administrative et comptable auprès du.de la directeur.trice et des responsables de service en lien avec le pole ressources ainsi que de l’accueil physique et téléphonique de la direction.

Catégorie

C

Missions

  • Assurer une assistance administrative :
    • Gérer l’accueil physique et téléphonique
    • Rédiger des courriers, notes, ordre du jour et compte rendu de réunions et autres documents techniques du.de la directeur.trice, du.de la responsable de service aménagement espaces publics et naturels et du.de la responsable de service Nature en ville et projets citoyens.
    • Enregistrer traiter et suivre les courriers, les classer et les archiver
    • Établir des tableaux de bord sur les diverses activités de la direction et assurer un reporting auprès du pôle ressources
    • Suivre le planning des congés
    • Assurer les missions de correspondants ressources humaine (RH) pour l’ensemble de la direction  et répondre aux demandes RH de 1er niveau, construire les tableaux de bords de suivi
    • Rassembler les informations permettant de préparer les éléments de communication
  • Réaliser les activités comptables du service gestion du domaine public
    • Faire le lien entre la direction et le pôle ressources
    • Assurer une assistance au suivi comptable auprès de deux responsables de services aménagement espaces publics et naturels et nature en ville et projets citoyens (saisie, scan, classement, archivage…)
    • Gérer le budget et la commande des fournitures de bureau
  • Gérer les inscriptions du publics aux animations nature, en assurer le suivi, la relance, faire le lien avec l’animateur sur l’état des inscrits
  • Assurer le secrétariat du concours fleurs de ville et plantations citoyenne. Assurer le suivi administratif des conventions.

Compétences

  • Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité
  • Identification des interlocuteurs au sein de la collectivité et en externe
  • Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook et Powerpoint)
  • Maîtrise de logiciels métiers : Coriolis, Techpro…
  • Rigueur et discrétion
  • Capacité à travailler en équipe
  • Savoir rendre compte
  • Initiative et communication

Informations complémentaires

Conditions statutaires du poste : Cadre d’emplois des adjoints administratif

Type de contrat

Poste permanent

Date limite de candidature

26/06/2020
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