Assistant.e de direction, Direction Générale Adjointe Animation et Vie Sociale

Vous assurez la fonction d’assistant.e du. de la directeur.trice général.e adjoint.e, le suivi administratif de la direction générale adjointe, et une contribution au bon fonctionnement de la direction générale adjointe et de ses directions.

Catégorie

B

Missions

  • assurer accueil téléphonique et physique en apportant des réponses et/ou en orientant vers les services concernés
  • gérer  l'agenda du directeur.tric) général.e adjoint.e (prise de rendez-vous, organisation et préparation de réunions) et des courriels
  • assurer la gestion e tle  suivi du courrier et des parapheurs en lien avec les secrétariats des différentes directions, tenue des chronos et du classement des dossiers
  • organiser  les circuits des délibérations du conseil municipal (validation sur la forme et lien avec la direction des Affaires générales) pour la direction
  • assurer ponctuellement soutien administratif, organisation de manifestation ou appui à l’organisation de manifestation pour la direction générale adjointe ou une des directions
  • mettre en place et actualiser les procédures écrites
  • préparer et rédiger  des documents administratifs ou autres (procédures, courriers, notes, diaporama…)
  • assurer unrôle de correspondante informatique pour la direction 

Compétences

  • Connaissances
    • du statut de la fonction publique
    • de l’organisation générale d’une collectivité territoriale
    • des procédures RH

 

  • Savoir-faire
    • capacité rédactionnelle (syntaxe et orthographe, capacité à rédiger de façon claire et synthétique) et aisance au téléphone
    • bonne maîtrise des outils informatiques bureautiques et capacité à se former rapidement aux outils métiers
    • techniques de classement

 

  • Savoir être et attitudes requises
    • sens de l'organisation, de l’anticipation et de la priorisation
    • discrétion et confidentialité
    • qualités relationnelles et diplomatie
    • capacité de discernement et de tri des informations pour alerter en cas d’urgence ou de priorité
    • capacité à s’adapter à des interlocuteurs très différents (élus, institutions, cadres, agents

Type de contrat

Poste permanent

Date limite de candidature

24/10/2019
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