Assistant.e de direction - direction générale adjointe ingénierie et cadre de vie

Sous la responsabilité du directeur général adjoint, vous assurez l’assistance au directeur général adjoint, le suivi administratif et la contribution au bon fonctionnement de la direction générale adjointe ainsi que l’appui des directions en matière de suivi administratif et de communication interne et externe.

Missions

Assistance du DGA :

  • Tenir l’agenda, effectuer la prise et montage de rendez-vous du DGA
  • Participer aux réunions de direction de la DGAICV avec rédaction du compte rendu et tableau de suivi des décisions
  • Veiller à la bonne conformité de forme et de fond des courriers rédigés par les directions et services de la DGA
  • Gérer le courrier « arrivée » et le répartir vers les directions
  • Suivre les événements issus du logiciel Kolok
  • Gérer et contrôler les courriers et parapheurs physiques avant signature du DGA
  • Mettre en forme et valoriser les supports écrits ou de présentation y compris pour le conseil municipal

Coordination, suivi et appui administratif auprès des directions :

  • Coordonner l’élaboration du rapport d’activité de la DGA
  • Gérer les plannings des astreintes techniques
  • Contrôler et relire les documents de communication
  • Relire et harmoniser les rapports pour les conseils municipaux et déposer les projets dans Airdélib
  • Mettre en place et actualiser les procédures écrites au sein de la DGA
  • Etre en appui des secrétariats des directions et animer un groupe d’utilisateurs pour développer des pratiques communes en matière d’écrits administratifs

Rôle de référent RH :

  • Suivre les fiches annuelles d’entretien professionnel de la DGA
  • Suivre les demandes de remplacements et renouvellement de contrats
  • Centraliser les notes, organigrammes, rapports, supports RH (fiches de poste, organigrammes hiérarchiques, rapports au Comité Technique Paritaire ou au Comité d’Hygiène Sécurité et Conditions de Travail…)
  • Suivre les dynamiques de RH partagées entre la DGAICV et la DRH, le tableau de bord des situations d'agents de la DGAICV,
  • Coordonner et animer les correspondants RH de la DGAICV,
  • Mettre en place et suivre les tableaux de bord RH

Rôle de correspondante numérique informatique :

  • Participer aux réunions du réseau des CN Ville, coordination des CN de la DGAICV
  • Suivre les mises à jour du site internet et de l’intranet sur les domaines d’activités de la DGA

Compétences

  • Avoir au moins trois ans d’expérience sur une fonction similaire
  • Maîtrise de l’environnement administratif des collectivités
  • Maitrise du statut de la fonction publique
  • Maitrise des procédures RH
  • Savoir-faire rédactionnel
  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint)
  • Classement et archivage
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Rigueur, méthode et organisation
  • Autonomie
  • Discrétion professionnelle
  • La détention d’un diplôme bac +2 assistant de manager ou équivalant est un plus

Informations complémentaires

cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux

Date limite de candidature

24/06/2019
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