Assistant.e administratif.ve

• Budget et comptabilité :

• Réaliser et animer les activités comptables du service
• Faire le lien avec le pôle ressources de la DGICV
• Assurer le suivi de l’état des budgets alloués au service, faire des éditions mensuelles de suivi, des virements de crédits, vérifier les imputations comptables de chaque engagement

• Commandes :

• Suivi des bons de commande et de livraison du service (saisie, archivage, relance fournisseur, envoi)
• Suivi de la facturation via le logiciel i.Parapheur
• Suivi du tableau de bord global de la commande jusqu’à la facturation (environ 300 bons/an)
• Gestion du budget et de la commande des fournitures de bureau du service
• Gestion des commandes nécessaires au fonctionnement du service (parapharmacie, E.P.I, etc.)

• Gestion des tableaux de bord sur les diverses activités du service (organigramme, arrêts maladie, congés…) avec reporting mensuel au chef de service
• Aide au montage des dossiers de consultation des entreprises en lien avec la direction de la commande publique
• Rédaction de courriers et comptes-rendus de réunions
• Enregistrement, traitement, suivi et archivage des demandes d’usagers.ères (courriers, mails, téléphone, logiciel Publik)
• Suivi des demandes d’interventions des usagers.ères des équipements publics (e-atal, ATAL, demandes d’interventions) en lien avec les équipes en régie du service. Saisie dans le logiciel des types d’interventions et du temps passé
• Participation à la rédaction des éléments de communication du service (articles presse, panneaux de communication dans les jardins…)
• Pilotage des formations obligatoires : recensement et inscription des agents.es (permis, habilitations) en lien avec le service formation
• Participation à la mise en œuvre du plan de formations professionnelles du service
• Gestion des demandes d’occupation du domaine public en lien avec les responsables de secteur (événements et festivités dans les parcs et jardins)
• Pilotage du groupe de travail « archivage numérique du service »
• Suivi des dépôts de plainte engagés par le service

Connaissances

• Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité
• Identification des interlocuteurs au sein de la collectivité et en externe

Savoir-faire

• Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook et Powerpoint)
• Maîtrise des logiciels métiers : Sedit, Publik, Atal

Savoir être et attitudes requises

• Rigueur et discrétion
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Initiative et communication

• Santé et prévoyance : Participation aux complémentaires santé labellisées et à un contrat collectif de prévoyance
• Action sociale : Catalogue de prestations Plurélya
• Déplacements domicile-travail : Participation à hauteur de 75% sur les abonnements de transport en commun et prime mobilité si vos déplacements sont réalisés en covoiturage ou vélo.
• Restauration : Restaurant du personnel proposant des produits bio et locaux à prix avantageux
• Localisation du poste : 21 rue Albert Einstein – 69100 VILLEURBANNE