Assistant.e de direction - Maison des ainés
Vous missions seront :
- Instruction des dossiers d’entrée en résidence
- Assistance du responsable du service relations usagers et de la directeur·rice seniors et
liens intergénérationnels
- Référent.e canicule
- Soutien à l’accueil de la maison des ainés
Catégorie
Missions
Instruction des dossiers d’entrée en résidence :
- Informer et accompagner les personnes souhaitant entrer en résidence et instruire les dossiers de demande
- Gérer la liste d’attente
Mettre en forme, mettre à jour et rédiger divers supports (dossiers, procédures…) :
- Assistance de la responsable du service relations usagers et de la directrice seniors et liens intergénérationnels
- Mettre en signature tout document le nécessitant (courrier pour l’adjoint au maire etc…)
- Rédiger des notes, comptes rendus, procédures, courriers…
- Gérer les fournitures
- Participer à l’organisation des manifestations portées par la Maison des Ainés (colis de noël, voeux...)
- Participer ponctuellement aux projets transversaux portés par la direction seniors par la Ville ou par ses partenaires
- Mise à jour des données de la direction sur les sites internes et partenaires (Ville, ViaTrajectoire, CNSA, Géorienté…)
Référent.e canicule
- Réactualiser annuellement le registre canicule
- Organiser et participer à la veille téléphonique canicule et aux astreintes, former le renfort canicule
Soutien à l’accueil de la Maison des Aînés :
- Participer à l’accueil de la Maison des Aînés et sur d’autres sites en partenariat avec l’association OVPAR
- Actualiser les outils d’accueil et saisir les statistiques de fréquentation
- En cas d’absence, remplacer l’agent présent à l’accueil
Compétences
Connaissances :
- Techniques de secrétariat et de bureautique
- Du secteur gérontologique
- De l’outil informatique : logiciel de base (word et excel) et logiciel métier (BL résident)
Savoir-faire :
- Secrétariat
- Accueil physique et téléphonique
- Appréhender le caractère d’urgence des activités et de l’information à transmettre
Savoir être et attitudes requises :
- Relations
- Organisation
- Discrétion
Contraintes du poste
- Astreinte téléphonique canicule dont les week-ends si alerte
- Horaires fixes sur les plages d’accueil
- Congés à poser en complémentarité du responsable de service
Informations complémentaires
Lieu de travail :
- Maison des Aînés
Moyens spécifiques détenus :
- Logiciel BL résidents
- Logiciel Publik