Assistant.e de direction (réservé fonctionnaires bénéficiaires d’une OETH)

Assistance administrative

• Gérer les agendas et les plannings, concevoir et organiser des réunions
• Gérer l’accueil physique et téléphonique
• Assurer une veille documentaire en lien avec l’assistant.e du DGA
• Rédiger des courriers, notes, ordre du jour et compte rendu de réunions
• Enregistrer et traiter et suivre les courriers, les classer et les archiver
• Établir des tableaux de bord sur les diverses activités de la direction et assurer un reporting auprès du Pôle Ressources et du DGA
• Rassembler les informations permettant de préparer les éléments de communication

Référent.e financier :

• Faire le lien entre la direction et le pôle ressources sur le suivi budgétaire de l’ensemble des services de la direction
• Compiler l’ensemble des éléments du budget auprès du.de la directeur.trice dans le cadre de la préparation budgétaire et produire des documents de suivi et reporting
• Gérer le budget et la commande des fournitures de bureau 

Référent.e RH :

• Être le point d’entrée unique pour les demandes des services de la direction et des responsables d’ateliers pour les questions RH, répondre aux demandes de premier niveau en lien avec l’assistant.e DGA
• Participer à la communication des informations et procédures RH
• Assurer le lien avec l’assistant.e DGA et éventuellement la DRH
• Assurer la gestion administrative des éléments variables de paie : arrêts maladies, accidents de travail, heures supplémentaires, primes et indemnités diverses (roulage, travaux dangereux, astreintes etc.), formations

Référent.e marchés publics :

• Suivi administratif des procédures achats et marchés publics
• Support aux services opérationnels pour la rédaction des pièces techniques des dossiers de consultation des entreprises
• Lien avec la commande publique pour le montage des documents administratifs associés
• Veille et sécurisation juridique des procédures de commande publique

Correspondant.e numérique :

• Participer aux réunions du réseau des correspondants numériques ville en lien avec l’assistant.e du DGA

Connaissances

• Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité
• Identification des interlocuteurs au sein de la collectivité et en externe
• Connaissance en ressources humaines
• Maîtrise de la réglementation des marchés publics

Savoir-faire

• Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook et Powerpoint)
• Maîtrise des logiciels métiers

Savoir être et attitudes requises

• Rigueur et discrétion
• Travail en équipe
• Savoir rendre compte
• Initiative et communication

Pièces à transmettre en parallèle de votre candidature à :

• Votre dossier de reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle (à récupérer par mail auprès de anna.labe@mairie-villeurbanne.fr)
• La copie du justificatif en cours de validité attestant la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi
• Un état des services justifiant de 4 années de services effectifs dans un corps ou cadre d’emploi

Toute demande incomplète ne sera pas examinée.

Commission de recrutement :

Les commissions auront lieu le jeudi 20 novembre 2025.

L’entretien d’une durée d’environ 30 minutes, commencera par un exposé du candidat sur son parcours professionnel, d’une durée de dix minutes au plus. La commission appréciera la motivation, le parcours professionnel et la capacité du candidat à occuper les fonctions de niveau supérieur.

Les fonctionnaires retenus seront détachés, dans le cadre d’emploi supérieur, pour une période d’un an à compter du 1er décembre 2025.