Assistant.e du Maire

MISSIONS :

• Secrétariat du maire
• Interface entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires ou les administrés et cohésion d’équipes transversales
• Management des chauffeurs du maire

ACTIVITÉS :

Secrétariat du maire, en binôme avec l’assistante du directeur de cabinet :

• Gérer l’agenda du maire
• Concevoir et organiser des réunions
• Gérer et suivre les demandes, courriers et documentations entrants et sortants, les parapheurs
• Rédaction de courriers spécifiques à la demande du maire ou du directeur.trice de cabinet

Secrétariat du maire :

• Veiller à la qualité de l'accueil lors des réunions dans le bureau du maire ou en salle des audiences, y compris sur l'aspect logistique
• Coordonner la logistique : gestion des fournitures, du matériel et de la documentation pour le maire
• Veiller à la tenue du bureau du maire et de la salle des audiences
• Gérer et suivre les conventions pour les œuvres remises au maire
• Trier, dépouiller, classer et archiver des documents

Organisation des déplacements du maire :

• Organiser les déplacements hors agglomération du maire, en France et à l’étranger
• Gérer les frais du maire

Élaboration et suivi des dossiers :

• Élaborer les dossiers de travail pour les rendez-vous avec les institutionnels
• Piloter des actions ou des projets : séminaires, animation d’ateliers

Interface entre les élus, les services de la collectivité, les partenaires ou les administrés :

• Préparer les dossiers du maire pour le lendemain et lui remettre la veille, en lien avec l'agenda
• Transmettre au maire les parapheurs qui le concernent, après vérification de la qualité rédactionnelle des documents soumis à sa signature

Cohésion d’équipes transversales :

• Définir, mettre en œuvre, animer et suivre les séminaires pour les élu.e.s et/ou les assistant.e.s de direction, d’élus, de cabinet et du maire et/ou d’autres thématiques à la demande du maire ou du directeur de cabinet ou sur initiave propre
• Animer le collectif d’assistant.e.s de direction, d’élus, de cabinet et du maire

Management des chauffeurs du maire :

• Organiser le travail selon les compétences et la réglementation en vigueur ; définir les tâches à accomplir ;
• Évaluer, développer et valoriser les compétences
• Organiser les équipements du service

Remplacement de l’assistante du directeur de cabinet, en cas d’absence

• Connaissances

• • Techniques de secrétariat et de bureautique
  • Techniques de recherche documentaire
  • Base en communication liée aux techniques d’accueil et d’écoute : accueil téléphonique et accueil physique
  • Maîtrise de l’anglais intermédiaire
  • Gestes et postures liés à la prévention des conflits
  • Technique de management, de communication et de conduite de projet

• Savoir-faire

• • Maîtriser l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Maîtriser les techniques de secrétariat et de classement
  • Maîtriser les techniques d’accueil, d’écoute, d’analyse et de reformulation
  • Posséder une maitrise rédactionnelle
  • Appréhender le caractère d’urgence des activités et de l’information à transmettre
  • Gérer des situations relationnelles complexes et/ou conflictuelles
  • Élaborer des procédures, des tableaux de bord
  • Définir les besoins en effectifs et les moyens associés
  • Planifier et répartir les activités en fonction des contraintes du service
  • Responsabiliser ses collaborateurs et favoriser la prise d'initiative
  • Arbitrer et /ou décider entre différentes propositions

• Savoir être et attitudes requises

• • Travailler de manière autonome, en transversalité et en équipe
  • Être force de propositions
  • S’adapter au changement et aux diverses situations
  • Disposer de qualités relationnelles
  • Avoir des qualités d’organisation
  • Discrétion et prise de recul

• • Des dépassements d'horaire sont quelquefois nécessaires

• • Horaires variables en fonction de la présence du maire (amplitude possible de 8h00 à 19h00)