Activités rattachées au.à la directeur.trice de cabinet :

• • Planification et gestion de l’agenda (réunions, déplacements, évènements). 
  • Préparer les rendez-vous et les fonds de dossier
  • Planifier et gérer l’organisation matérielle des instances de la majorité :  agenda/ invitation, réservation de salles, fonds de dossiers, supports de réunion, comptes rendus. (réunion DG- Cabinet / Point mensuel Maire- Présidents.es des groupes de la majorité). 
  • Préparer la réunion de coordination hebdomadaire du cabinet : agenda/ invitation, réservation de salle, ordre du jour, participation aux réunions, prise de notes, rédaction des comptes rendus

Gestion et suivi des courriers et parapheurs :

• • • Traiter le courrier transmis par la direction générale des services
    • Rédiger des courriers spécifiques à la demande du directeur de cabinet, mettre en forme les courriers rédigés par les chargés de mission
• Relire et contrôler la qualité rédactionnelle des parapheurs
• Accueillir au téléphone et physiquement les administrés, apporter des réponses de premier niveau et/ou orienter, gérer les situations conflictuelles

Activités rattachées au secrétariat du Maire :

• Gérer la boîte mail secrétariat du Maire
• Gérer l’agenda Outlook du Maire
• Accueillir au téléphone et physiquement les administrés, apporter des réponses de premier niveau et/ou orienter, gérer les situations conflictuelles
• Préparer chaque jour le courrier du Maire
• Lire les parapheurs à la signature du Maire et vérifier la qualité rédactionnelle
• Remplacer l’assistante du Maire pendant ses congés : assurer l’intégralité du secrétariat du Maire

Activités rattachées au Directeur adjoint de cabinet 

• • Planification et gestion de l’agenda (réunions, déplacements, évènements). 
  • Organiser les réunions :  ordre du jour, fonds de dossier, compte -rendu
  • Traiter le courrier visé par le.la directeur.trice adjoint.e
  • Traiter et préparer les demandes de rendez-vous en lien avec le Maire et le.la directeur.trice de Cabinet.   

Activités secondaires :

• Assistanat des chargés de mission : agenda, réunion, mise en forme de courrier, déplacement
• Référent RH :
  • Suivi des fiches annuelles d’entretien professionnel
  • Etablir le planning des congés des membres du cabinet et suivi des demandes de congés de congés
  • Traiter les inscriptions aux formations
  • Suivi de l’accueil des nouveaux agents du service
• Organiser et déclarer les astreintes des membres du cabinet du Maire
• Assurer le suivi des demandes d’occupation du domaine public
• Gestion des moyens généraux :
  • Commandes de fournitures, mobilier, informatique, téléphonie, abonnements, etc.
  • Organiser les déplacements des membres du cabinet et assurer le suivi des frais de remboursement
• Organiser les séminaires du Cabinet
• Elaborer des outils de procédures
• Archivage : tri, classement et archivage des dossiers
• Correspondante DSI
  • Relais des actions liées à l’usage numérique en lien avec la DSI
  • Actualiser les listes de contacts du.de la directeur.trice de cabinet
  • Gestion des moyens informatiques et applicatifs
• Renfort ponctuel auprès du service protocole évènementiel 

• Connaissances

• • Connaissance sur l’organisation et le fonctionnement des services municipaux
  • Environnement institutionnel et partenarial du territoire
  • Techniques de secrétariat et de bureautique
  • Outils informatiques et numériques
  • Communication liée aux techniques d’accueil et d’écoute physique et téléphonique
  • Gestes et postures liés à la prévention des conflits

• Savoir-faire

• • Maitriser l’outil informatique
  • Maitriser les techniques de secrétariat et de classement
  • Maitriser les techniques d’accueil, d’écoute, d’analyse et de reformulation
  • Qualités rédactionnelles et excellente orthographe
  • Capacité à gérer l’urgence, à prioriser, et à rendre compte
  • Savoir organiser un reporting et diffuser l’information
  • Savoir gérer les situations conflictuelles

• Savoir être et attitudes requises

• • Autonomie et prise d’initiative
  • Esprit d’équipe et sens du collectif
  • Adaptabilité aux changements et à la diversité des situations
  • Sens de l’organisation et réactivité (planification, anticipation)
  • Discrétion, diplomatie et rigueur
  • Disponibilité et résistance au stress

Spécificités du poste :

• • Disponibilités, des dépassements d’horaires sont possibles au-delà de 18h00
  • Présence requise en cas de déclenchement du Plan Communal de Sauvegarde

• Lieu de travail : Hôtel de ville, Place Lazare Goujon, 69100 Villeurbanne
• Quotité et temps de travail : Temps complet

Rémunération : à partir de 1807 euros net avant impôt selon la grille indiciaire du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.

 A cela peut s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.

+ Primes annuelles

Avantages :

• Prise en charge de 75% des frais de déplacements réalisés en transports en commun dans la limite du plafond légale
• Prime mobilité douce : vélo, trottinette, covoiturage
• Participation à la mutuelle et au contrat de prévoyance qui permet un maintien de salaire en cas d’arrêt maladie
• Offre d’action sociale Plurélya : chèques vacances, aides pour la rentrée scolaire, cartes cadeaux pour les enfants, réductions pour des sorties, loisirs et vacances, …
• Activités sportives gratuites
• Restaurant municipal à tarif attractif, avec une participation financière de la ville en fonction des ressources de chaque agent.e

Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à monsieur le maire, en les déposant sur le site internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 22 octobre 2026.