Assistant.te de direction (réservé fonctionnaires bénéficiaires d’une OETH)
Assistant.te de direction (réservé fonctionnaires bénéficiaires d’une OETH)
Conditions à remplir :
- Appartenir à l'une des catégories suivantes des bénéficiaires de l'obligation d'emploi : 1°, 2°, 3°, 4°,9°, 10° et 11° de l'article L5212-13 du code du travail.
- Justifier d’une durée de service public équivalente à celle demandée pour se présenter au concours interne du corps dans lequel le détachement et l'intégration vont s'opérer. Si le statut particulier ne prévoit rien sur ce point, la durée exigée est de 10 ans de services publics (dans un corps, un cadre d’emplois ou un emploi de service public) au 1er janvier de l’année concernée.
Catégorie
Missions
- Organiser et suivre certaines réunions : planifier les réunions et réaliser les comptes rendus
- Participer aux processus de gestion des cartes ANTS/COMEDEC :
Suivre les bénéficiaires
Activer, révoquer et gérer les blocages
- Assurer le rôle de correspondant numérique et contributeur sur le site de la Ville
Participer aux réunions des correspondants numériques
Mettre à jour le site de la ville en cas de besoin
- Contribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre et mise à jour des protocoles, participation aux groupes qualité…) et suivre les satisfactions/réclamations des usagers
- Assurer des travaux administratifs et de secrétariat
Enregistrement et diffusion du courrier
Réaliser des courriers, tableaux et bilan d’activités en lien avec les services de la direction, diffuser les plannings d’encadrement et des différents services
Gérer les fournitures de bureau et le petit matériel
Réaliser et suivre les bons de commandes
Assurer des missions transverses à la direction (centralisation des entretiens professionnels, suivi des véhicules, réalisation des ordres de missions ou toute autre mission nécessaire)
- Assurer en renfort l’accueil téléphonique des usagers CNI-Passeports et assurer la prise de rendez-vous téléphonique si nécessaire
- Venir, si nécessaire, en appui des missions de réception, classement des titres, envoi des SMS, ouvertures des plannings de rendez-vous et gestion des rendez-vous d’urgence
- Assurer les missions de régisseur principal ou suppléant pour la régie de recettes des mariages (quêtes) et copieurs
Compétences
Connaissances
o Procédures internes
o Fonctionnement des collectivités
o Techniques d’accueil
• Savoir-faire
o Capacité rédactionnelle
o Capacité organisationnelle
o Capacité en gestion de projet
o Identification et reformulation des demandes des usagers
o Maîtrise de l’informatique (logiciel métier et suite bureautique)
• Savoir être et attitudes requises
o Adaptabilité
o Ecoute et diplomatie
o Rigueur et discrétion
o Sens du travail en équipe
Contraintes du poste
Lieu de travail : Hôtel de ville
Option 1 - 37 h10 hebdomadaires et 12 jours ARTT
Pièces à transmettre en parallèle de votre candidature à :
- votre dossier de reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle (à récupérer par mail auprès de anna.labe@mairie-villeurbanne.fr)
- la copie du justificatif en cours de validité attestant la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi ;
- un état des services justifiant de 4 années de services effectifs dans un corps ou cadre d’emploi ;
Toute demande incomplète ne sera pas examinée.
Commission de recrutement :
Les commissions auront lieu le jeudi 20 novembre.
L’entretien d’une durée d’environ 30 minutes, commencera par un exposé du candidat sur son parcours professionnel, d’une durée de dix minutes au plus. La commission appréciera la motivation, le parcours professionnel et la capacité du candidat à occuper les fonctions de niveau supérieur.
Les fonctionnaires retenus seront détachés, dans le cadre d’emploi supérieur, pour une période d’un an à compter du 1er décembre 2025.