Coordonnateur.trice de maison de services publics

• Informer et accueillir des usagers :
  • Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique en identifiant le besoin de l’usager ou de l’agent, le renseigner et l’orienter vers les services ou organismes compétents, lui fournir la documentation nécessaire
  • Diffuser  des informations et des documents de toute nature ayant trait à l'activité du quartier et de la ville de Villeurbanne (plaquettes, gestion de l’affichage)
  • Établir et remettre des cartes d’identité, passeports, attestation d’accueil et autres formalités
  • Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives (impression, recherche Internet, liste de pièces, mise en lien avec des services, infos quartier)
  • Exercer une activité de secrétariat pour certaines tâches (courrier, prise de rendez-vous, frappe de documents, archivage, convention prêt de salle, classement…)
  • Aider à l’organisation et à l’accompagnement des habitants lors des manifestations

• Participer à la gestion de projet et au développement des partenariats en lien avec l’équipement :
• Proposer au responsable des Accueils Généralistes une planification et répartition des activités en fonction des contraintes du service, des urgences et de l’effectif présent et la communiquer aux services présents et concernés. Solliciter les agents concernés hebdomadairement pour la mise à jour de leur présence au sein de l’équipement.
• Assurer la relation quotidienne avec les partenaires
• Participer aux réunions et être force de proposition sur la gestion de projets tant en interne (évolution des MSP, développement de nouvelles permanences, etc…) qu’en externe avec les partenaires (réunion d’équipe, comité de pilotage).
• Animer une réunion régulière avec les différents partenaires de l’équipement (préparer, convoquer, animer et faire le compte-rendu)
• Créer et mettre à jour des protocoles et des procédures

• • Faire vivre l’équipement au sein du quartier :
• Prendre en charge la diffusion de l’information de l’activité de la MSP au sein des autres équipements et associations du quartier (centre social, établissements scolaires et culturels, résidences personnes âgées, etc…)
• Informer et orienter les habitants sur les outils permettant de signaler des dysfonctionnements concernant le cadre de vie (relations directes avec les bailleurs sociaux)
• Informer les habitants sur les projets urbains (relations directes avec les chargés de développement).
• Participer à la préparation d’un programme d’animation en fonction d’une demande (repas de quartier, animation du conseil de quartier, de la MSP etc).

• Géré au quotidien la maison des services publics :
• Assurer la gestion mobilière et logistique (utilisation des locaux, petit matériel, bureautique, entretien, élaboration et suivis des DMI…).

• Veiller à la protection des personnes en appliquant les consignes du responsable ERP du bâtiment
• Assurer des responsabilités logistiques (gestion des fournitures, gestion des files d’attente, ouvertures et fermetures des locaux, prêt de salle, entretien, besoin mobilier etc)
• Concevoir et remplir des tableaux de bord, suivre les indicateurs, et réaliser les statistiques (fréquentations de l’équipement, accueil du public, utilisation de la salle de réunion, etc…)

• Connaissances
  • Compétences et fonctionnements des collectivités  territoriales
  • Procédures et règlementations liées aux CNI, passeports, attestation d’accueil, formalités élections
  • Gestes et postures liées à la prévention des conflits
  • Règles de base en communication liées aux techniques d’accueil et d’écoute :
    • Accueil téléphonique
    • Accueil physique.
  • Outils informatiques standards, progiciels
  • Formation secouriste sauveteur de travail souhaitée
• Savoir-faire
  • Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
  • Rechercher ou mettre en relation des correspondants
  • Renseigner le public sur l’organisation et le fonctionnement du service et de la collectivité
  • Connaissance et/ou expérience du fonctionnement du milieu associatif
  • Rechercher et/ou transmettre l’information
  • Gérer des situations relationnelles complexes et/ou conflictuelles (difficultés langagières)
  • Mettre en œuvre les consignes de sécurité liées aux ERP.
  • Suivre des procédures
  • Prioriser son activité.
  • Utiliser le matériel ou l’outil à disposition (bureautique, informatique ou téléphonique).
• Savoir être et attitudes requises
  • Travailler en équipe et / ou en autonomie.
  • Être polyvalent (variété des activités, des publics).
  • Faire preuve de distanciation.
  • S’adapter aux changements et aux diverses situations.
  • Faire preuve de discrétion.
  • Prendre des initiatives.

• • Travail occasionnel en soirée ou week-end selon les évènements portés par la direction

Lieu de travail :

• • Maisons des services publiques L'autre soie

Moyens spécifiques détenus

• • Logiciels