Coordonnateur.trice mariage (réservé fonctionnaires bénéficiaires d’une OETH)

• Coordination des activités de l’unité mariages
• Soutien technique et règlementaire des agents
• Accueil téléphonique et physique des usagers

• Participer à l’accueil du public et à la réalisation des formalités :
• Coordonner et organiser le travail de l’unité et assurer l’interface avec le responsable de service
• Assurer le suivi des dossiers complexes
• Assurer le suivi des temps d’attente des usagers et ajuster si nécessaire l’organisation
• Participer à l’accueil physique des usagers lors des permanences, de remplacements ou des périodes de forte fréquentation sur les différents postes (guichets spécialisés ou accueil formalités)
• Gérer les conflits de 1er niveau au guichet
• Assurer l’accueil téléphonique des usagers
• Préparer les rapports dans le cadre des demandes d’audition, vérifier les dossiers de mariage et contrôler les publications de bans (Villeurbanne et hors Villeurbanne)

•          Participer aux gestions de projets en lien avec l’unité

•  Contribuer à la démarche qualité : élaborer et mettre à jour les protocoles et suivre les indicateurs, participer au rapport d’activités
•  Assurer le rôle de référent du logiciel métier Siècle (comptes, nouveaux arrivants, etc…) et réaliser et suivre des DMI
•  Former les nouveaux agents arrivés dans le service
•  Assurer les réponses aux usagers sur Publik et par courrier
•  Apposer les mentions sur les registres d’état civil de l’unité et celles de l’unité naissances/décès en cas de nécessité
•  Participer à la célébration des mariages
•  Assurer la transmission des données INSEE

Connaissances :

o               Connaissances règlementaires et juridiques (droit civil)

o               Procédures internes

o               Techniques d’accueil

Savoir-faire :

• • Très bonne maîtrise de l’informatique (logiciel métier)
  • Mise en application des connaissances règlementaires et/ou juridiques
  • Capacité à suivre une procédure et à gérer un projet
  • Identification et reformulation des demandes des usagers
  • Aptitude à prioriser les tâches et à rendre compte
  • Qualités rédactionnelles et de synthèse

Savoir être et attitudes requises :

• • Adaptabilité
  • Ecoute et diplomatie
  • Rigueur et discrétion
  • Gestion des situations conflictuelles et/ou complexes
  • Sens du travail en équipe

Information complémentaire :

Lieu de travail : Hôtel de Ville

Horaires comportant une journée prolongée

Option 1 - 37 h10 hebdomadaires et 12 jours ARTT

Pièces à transmettre en parallèle de votre candidature à :

- votre dossier de reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle (à récupérer par mail auprès de anna.labe@mairie-villeurbanne.fr)

- la copie du justificatif en cours de validité attestant la qualité de bénéficiaire de l’obligation d’emploi ;

- un état des services justifiant de 4 années de services effectifs dans un corps ou cadre d’emploi ;

Toute demande incomplète ne sera pas examinée.

Commission de recrutement :

Les commissions auront lieu le jeudi 20 novembre.

L’entretien d’une durée d’environ 30 minutes, commencera par un exposé du candidat sur son parcours professionnel, d’une durée de dix minutes au plus. La commission appréciera la motivation, le parcours professionnel et la capacité du candidat à occuper les fonctions de niveau supérieur.

Les fonctionnaires retenus seront détachés, dans le cadre d’emploi supérieur, pour une période d’un an à compter du 1^er décembre 2025.