Officier.ère d’état civil

Activités de guichet : accueillir les usagers sur les différents types de postes

• Procéder aux déclarations de naissance, reconnaissances et décès
• Procéder à la signature des actes de naissance et restitution des dossiers de naissance aux usagers
• Traiter les demandes de livret de famille
• Traiter les demandes de changements de prénom, de mise en concordance de nom et de changement du nom du mineur
• Traiter les demandes de rectifications administratives
• Procéder aux signatures des conventions de PACS
• Renseigner les usagers sur les dossiers de mariages, de PACS
• Réceptionner et vérifier les dossiers constitués par les futurs couples
• Réaliser les activités en guichet poly-activé
• Accueillir les usagers à l’accueil formalités (renseignement et orientation des usagers, contrôle des dossiers)

Activités de travail arrière :

• Créer et saisir informatiquement les actes de naissance
• Créer les livrets de famille
• Traiter le courrier de l’unité naissance-décès-livret de famille
• Traiter les transcriptions de décès et les naissances extérieures
• Traiter informatiquement le transit des livrets de famille et assurer leur suivi
• Traiter la gestion des remises de livrets de famille
• Assurer le rappel des usagers pour la signature des actes et la restitution des dossiers de naissance
• Assister l’élu lors de la célébration des mariages
• Assurer l’accueil téléphonique des usagers
• Apposer les mentions registres des deux unités en cas de nécessité
• Traiter les demandes de copies d’actes
• Archivage des dossiers, et missions de reprise en antériorité
• Contribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité…

En l’absence de la coordonnatrice :

• Assurer le traitement informatique des changements de prénoms, des mises en concordance des noms, des jugements déclaratifs de naissance et des rectifications administratives,
• Traiter les demandes arrivées via Publik

Connaissances

• Connaissances réglementaires et juridiques (droit civil)
• Procédures internes
• Techniques d’accueil

Savoir-faire

• Maîtrise de l’informatique (logiciel métier)
• Mise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques
• Suivre une procédure formalisée
• Identification et reformulation des demandes des usagers

Savoir être et attitudes requises

• Adaptabilité
• Ecoute et diplomatie
• Rigueur et discrétion
• Gestion des situations conflictuelles et/ou complexes
• Travail en équipe

• • Pause méridienne en alternance
  • Horaires comportant une journée prolongée

• Moyens spécifiques détenus

• • Délégation de signature en tant qu’officier d’état civil
  • Habilitation COMEDEC (communication électronique des documents d’état civil)
  • Logiciels métiers