Responsable du pôle secrétariat des élus.es

Encadrement et animation d’équipe :  

• • Piloter et coordonner l’activité des assistantes d’élus.es
  • Organiser et animer des réunions d’équipe
  • Accompagner individuellement les agents.es et le collectif d’équipe
  • Veiller à l’harmonisation des pratiques de travail et à l’amélioration continue des process et des outils
  • Préparer les plannings de congés et veiller à la continuité de service en cas d’absence/congés
• Réaliser les entretiens professionnels des agents du service

Pilotage d’activités :

• Superviser l’assistance administrative apportée aux adjoints.es :
  • • Planification et suivi des agendas (réunions, déplacements, évènements)
    • Préparation de dossiers
    • Gestion des courriers / parapheurs

• • Programmation et suivi des bureaux de la majorité

• • Prendre en charge les missions transversales :
    • Gestion et suivi des plannings d’astreintes des élus.es
    • Auditions et mariages
    • Gestion et suivi des plannings des commissions de sécurité

• • Organiser et accompagner la mise en œuvre de projets au sein du service et/ ou transversaux

• • Développer et innover : amélioration des activités prises en charge, transformation numérique simplification, formalisation des modes opératoires, etc.

    Coordination et interfaces :

• • • Assurer la coordination, la préparation et le suivi des représentations du Maire en lien avec le secrétariat général du maire
    • Participer aux réunions de coordination cabinet/ direction générale
    • Assurer le lien avec les services et coordination d’information

Gestion administrative et moyens généraux :

• • • Assurer le suivi et le contrôle de premier niveau des demandes administratives des élus en lien avec la cellule administrative et financière de la direction : ordre de mission, remboursement de frais, départ en formation, frais engagés avec la carte achat…, 
    • Gérer les moyens matériels et logistiques des élus avec les directions ressources

Assistanat 1ere adjointe : 

• • Gérer l’agenda et la coordination d’agenda avec les organismes partenaires, assurer la prise de rendez-vous et l’organisation de réunions
  • Rédiger des courriers protocolaires, accusés de réception, notes, compte-rendu
  • Traiter et assurer le suivi du courrier entrant/sortant
  • Préparer les fonds de dossiers
  • Suivre les dossiers et demande de rendez-vous, faire le lien avec les services et partenaires concernés

• Connaissances

• • Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
  • Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
  • Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal…) et spécificité du travail avec les élus.es
  • Management

• Savoir-faire

• • Compétence d’encadrement d’équipe
  • Capacité à prioriser les tâches et à gérer des agendas complexes
  • Capacité à suivre des dossiers et de rédiger des notes
  • Capacité à travailler en transversalité et en mode projet
  • Capacité à gérer l’urgence, à prioriser et à rendre compte
  • Capacité organisationnelles

• Savoir être et attitudes requises

• • Autonomie et prise d’initiative
  • Qualités relationnelles et de médiation pour interagir avec les différents acteurs (élus.es ; usagers.ères, services, partenaires…)
  • Sens de l’organisation
  • Rigueur, discrétion, sens du protocole
  • Disponibilité et résistance au stress
  • Qualité d’écoute, de dialogue, de médiation et gestion de conflit

Spécificités du poste :

• • Le poste nécessite de la disponibilité et de la souplesse horaire.

• Lieu de travail : Hôtel de ville, Place Lazare Goujon, 69100 Villeurbanne
• Quotité et temps de travail : Temps complet

Rémunération : à partir de 1864 euros net avant impôt selon la grille indiciaire du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.

 A cela peut s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.

+ Primes annuelles

Avantages :

• Prise en charge de 75% des frais de déplacements réalisés en transports en commun dans la limite du plafond légale
• Prime mobilité douce : vélo, trottinette, covoiturage
• Participation à la mutuelle et au contrat de prévoyance qui permet un maintien de salaire en cas d’arrêt maladie
• Offre d’action sociale Plurélya : chèques vacances, aides pour la rentrée scolaire, cartes cadeaux pour les enfants, réductions pour des sorties, loisirs et vacances, …
• Activités sportives gratuites
• Restaurant municipal à tarif attractif, avec une participation financière de la ville en fonction des ressources de chaque agent.e

Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à monsieur le maire, en les déposant sur le site internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 22 octobre 2026.