Secrétaire d’élus

En tant que secrétaire d’élus vos missions seront les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique
  • Assurer un filtrage
  • Donner une réponse de premier niveau
  • Prendre les messages
  • Prendre les demandes de rendez-vous
  • Réorienter vers les services concernés
  • Tenir les adjoints.es informés.ées

• Secrétariat des adjoints.es
  • Tenir l’agenda des adjoints.es : prise de rendez-vous, mise à jour sur demande de l’adjoint.e

• Constituer les dossiers préparatoires pour la tenue des rendez-vous
• Organiser les réunions à la demande de l’adjoint.e
• Organiser les déplacements logistiques
• Participation à la préparation d’évènement spécifiques
  • Rendre compte aux adjoints.es
  • Gérer le courrier des adjoints.es
• Rédiger des courriers protocolaires (invitations, remerciements), accusés de réception, notes et comptes-rendus
• Assurer la réception, le suivi, le classement du courrier entrant/sortant
• Assurer l’organisation et le suivi du circuit des parapheurs

• Gestion logistique et administrative
  • Assurer le traitement administratif et logistique des demandes de formation et de déplacement des adjoints.es
  • Effectuer le classement des dossiers et l’archivage
  • Assurer la gestion du matériel et fournitures

• Connaissances

• • Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
  • Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
  • Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal…) et spécificité du travail avec les élus

• Savoir-faire

• • Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, d’accueil
  • Maîtrise des outils bureautiques et des nouveaux outils de travail
  • Maitrise des règles de rédaction
  • Capacité à gérer l’urgence, à hiérarchiser et à rendre compte

• Savoir être et attitudes requises

• • Travailler de manière autonome et en équipe
  • Faire preuve de discrétion, sens du protocole et de disponibilité
  • Disposer de qualités relationnelles (en particulier dans la relation à l’usager.ère)
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Capacité d’adaptation et de réactivité

Spécificité liée au poste :

• • Permanences en soirée régulières (jusqu’à 18h30) en fonction du règlement particulier du temps de travail

Informations du poste :

• Date de prise de poste prévue : Juillet 2025
• Lieu de travail : Hôtel de Ville, place Lazare Goujon, Villeurbanne (Rhône)

• Horaires et durée du temps de travail :

• Temps complet

Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à Monsieur le maire, en les déposant sur le site Internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 25 mai 2025.